Auftragserfassung

Software für digitale Auftragserfassung im Handwerk

Aufträge digital per Smartphone erfassen

Oft müssen Handwerker mehrere Kunden oder Baustellen pro Tag besuchen und dort Aufträge erledigen. Bei der Auftragserfassung müssen dann durchgeführte Tätigkeiten, gelieferte Waren, verbrauchte Materialien und aufgewendete Arbeitszeiten erfasst und dokumentiert werden. Falsche oder fehlende Angaben auf dem Auftragszettel führen dabei oft zu Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Streitigkeiten mit dem Auftraggeber. Mit unserer Digitalisierungslösung für die Auftragserfassung realisieren Handwerker die lückenlose digitale Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen mit einem Smartphone. Das Ausfüllen von Auftragszetteln in Papierform kann komplett entfallen.
Papierkram ade !

Der Handwerker kann den Kunden im Menü der App auswählen oder ganz einfach vor Ort identifizieren. Die Identifikation erfolgt automatisch durch die GPS-Koordinate (Geofence) oder manuell an einem vor Ort angebrachten kleinen NFC-Button oder NFC-Aufkleber, welcher mit dem Smartphone gescannt wird. Bestehende Auftragsnummern oder Auftragsformulare mit QR- oder Barcodes können ebenfalls eingelesen, identifiziert und bearbeitet werden. Handelt es sich um einen Neukunden kann der Handwerker diesen auch gleich mit allen Stammdaten in der App neu anlegen und abspeichern.
Neue Aufträge für den nächsten Tag oder die kommende Woche werden vom Webportal einfach als Tourenliste an das Smartphone des Handwerkers gesendet. Die Aufträge die beim Kunden zu erledigen sind, wählt der Handwerker in der App aus und arbeitet diese ab.
Die App prüft dabei auch die Plausibilität und Vollständigkeit der Eingaben im digitalen Auftragsformular, damit nichts vergessen wird und keine Fehler bei der Dateneingabe entstehen. Individuelle Bemerkungen zum Auftrag kann der Handwerker in der App in einem Freitextfeld eingeben. Zum Abschluss kann der Handwerker noch ein paar Fotos oder ein Video zur Dokumentation des Auftrages machen und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone erfassen. Fertig !
Mit dem Absenden des fertig erfassten Auftrages wird auch der Zeitstempel und die GPS-Position vom Smartphone oder Tablet an die cloudbasierte Datenbank übertragen. Im Webportal können Sie live verfolgen welche Aufträge aktuell abgearbeitet sind. Die digital erfassten und übermittelten Auftragsdaten können Sie sofort kontrollieren, auswerten und ohne weiteren Zeitverzug in ihrer EDV abrechnen.
Fertig ist die digitale Auftragserfassung !


App Beipiel für Auftragserfassung

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App für Auftragserfassung im Handwerk

Merkmale

  • Verwaltung aller Aufträge in der App
  • Erfassung der Auftragsdaten in der App
  • Vollständigkeitsprüfung der Dateneingabe in der App
  • Identifikation des Kunden per NFC, QR- oder Barcode
  • automatische Identifikation des Kunden per GPS (Geofence)
  • automatischer Datendownload aus der cloudbasierten Datenbank
  • offline-fähige Nutzung der App nach Datendownload
  • Erfassung von Neukunden und neuen Aufträgen in der App
  • Erfassung der Arbeitszeit für den Auftrag in der App
  • Protokollierung des angemeldeten Benutzers in der App
  • Protokollierung des Zeitstempels der GPS-Position
  • Dokumentation des Auftrags per Foto und Video
  • elektronische Unterschrift des Kunden in der App
  • automatische Datenübertragung per GSM oder WLAN
  • Email-Versand der Auftragsbestätigung (PDF)
  • Versand neuer Auftragslisten vom Webportal an das Smartphone
  • PUSH-Meldung für eingehende dringende Aufträge

Vorteile

  • kein zeitraubendes Ausfüllen von Papierformularen
  • keine nachträgliche Digitalisierung der Auftragsformulare
  • keine Zeitverzögerung mehr bei der Rechnungslegung
  • lückenlose digitale Dokumentation des gesamten Auftrags
  • Erstellung von Touren- und Auftragslisten für den Mitarbeiter
  • Online-Übersicht des aktuellen Auftrag-Status (erledigt / offen)
  • Online-Übersicht des aktuellen Mitarbeiter-Status (frei / besetzt)
  • Landkartenanzeige aller Auftragsorte und Standorte der Mitarbeiter
  • Standortabfrage des Mitarbeiters durch Handyortung (PUSH-Meldung)
  • Datenexport als Excel, CSV oder PDF in ihre EDV und Faktura
  • Datenimport von Stammdaten aus ihrer EDV in das Webportal
  • autom. Datensynchronisation zwischen Smartphone und Webportal
  • mehrsprachige Bedienoberfläche des Webportals und der App
  • zeitlich unbegrenzte Datenhistorie und Datenspeicherung
  • umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen
  • Historie aller Aufträge pro Mitarbeiter
  • Historie aller Aufträge pro Kunde (Archiv)

Webbasierte Digitalisierungslösung für die Auftragserfassung im Handwerksbetrieb !

Digitalisierungslösung für Handwerker und Handwerksbetrieb Für die Digitalisierungslösung in ihrem Handwerksbetrieb müssen Sie keine komplizierte oder teure Software kaufen und auf Ihrem PC installieren ! Sie benötigen nur einen PC oder Laptop mit Internetzugang, ein Android-Smartphone oder Tablet sowie eine Email-Adresse. Nachdem die von uns programmierte Business-App auf dem Smartphone des Handwerkers installiert ist, kann dieser sofort mit der digitalen Auftragserfassung beim Kunden beginnen. Im Webportal können Sie jederzeit auf alle Daten zugreifen.
Per Datenimport können Stammdaten z.B. neue Kunden oder Aufträge aus ihrer EDV in das Webportal und die cloudbasierte Datenbank übertragen werden. Die Synchronisierung und Datenweiterleitung an das Smartphone des Handwerkers erfolgt vollkommen automatisch. Per Datenexport können erfasste Daten z.B. bearbeitete Aufträge vom Webportal zurück in ihre EDV, Faktura oder Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Die Daten im Webportal können nach verschiedenen Parametern und gefiltert werden und ermöglichen eine zeitlich und historisch unbegrenzte Auswertung aller Aufträge ihrer Handwerker auf Baustellen oder bei Kunden. Damit Sie unsere Digitalisierungslösung und die Business-Apps nutzen können, benötigen Sie einen gültigen Account für unser Webportal, den Sie nach Vertragsabschluss von uns erhalten. Für die Programmierung ihrer Business-App benötigen wir ein Lastenheft oder die bisher verwendeten Papierformulare als Muster für die digitale Datenerfassung.
Bei uns erhalten Sie Digitalisierungslösungen mit maßgeschneiderten Business-Apps für ihre Geschäftsprozesse sowie Telematiklösungen für ihre Fahrzeugflotte oder ihren Maschinenpark aus einer Hand. Mit uns haben Sie einen Ansprechpartner für Telematik und Digitalisierung und alle damit verbundenen technischen Zukunftsfragen.